Analisis Jabatan beserta contohnya

Dalam prosesnya analisa jabatan akan menghasilkan sebuah uraian jabatan. Definisi dari suatu Uraian Jabatan adalah “ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari suatu jabatan, termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawabnya”. Dengan kata lain Uraian Jabatan menjelaskan mengenai apa yang harus dikerjakan, mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan dan secara ringkas bagaimana mengerjakannya.

Penulisannya dapat dalam format yang disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing organisasi. Namun secara umum dapat dibagi dalam lima kelompok.

1.      Identifikasi.

Dalam bagian ini dituliskan natara lain: nama jabatan, departemen, divisi, nama pemegang jabatan, nama atasan pemegang jabatan dan hal-hal lain yang dianggap perlu.

2.      Ringkasan Umum.

Disini dituliskan ringkasan dari aktivitas jabatan tersebut. Para Job Analyst sepakat untuk membatasi dengan sekitar empat kalimat atau tiga puluh kata.

3.      Tugas dan Tanggung Jawab yang terpenting.

Bagian ini menuliskan lebih detail mengenai pekerjaan tersebut tetapi ringkas. Disarankan untuk menuliskan hanya aktivitas-aktivitas yang menyita lima persen lebih watu bekerja.

4.      Spesifikasi Jabatan

Pada dasarnya bagian ini menjelaskan kualitas atas spesifikasi apa yang diperlukan untuk mengerjakan jabatan ini. Ini dikenal dengan “KSA requirement” yang merupakan ringkasan dari: Knowledge, jika berkatian dengan aktivitas mental Skill, jika berkaitan dengan aktivitas phisik Abillities untuk hal yang berkenaan dengan bakat.

5.      Disclaimer dan Approval

Persetujuan pemegang jabatan dan atasannya perlu dicantumkan dengan menandatangani bagian ini. Disclaimer menjelaskan batasan-batasan yang biasanya diperlukan untuk kepentingan legal.

Bagi mereka yang berkecimpung dalam aktivitas Human Resources, istilah Job Analysis, Job Description, Job Specification dan Job Evaluation bukanlah istilah yang asing. Istilah-istilah tersebut dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Analisa Jabatan, Uraian Jabatan, Spsifikasi Jabatan dan Penilaian jabatan. Untuk itu perlu dimengerti apa dan bagaimana berfungsinya aktivitas-aktivitas tersebut termasuk mengapa perangkat tersebut diperlukan.

Organisasi manapun di dunia jika dikelola dengan benar selalu menggunakan strategi dalam menjalankan roda organisasinya. Yang dimaksud strategi disini adalah “rencana apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi”. Walaupun ini bukan definisi ilmiah tetapi merupakan definisi praktis, namun kiranya cukup untuk memulai topic pembicaraan kali ini. Strategi organisasi, yang dalam pengembangannya dipengaruhi oleh faktor luar maupun faktor dalam di dalam organisasi, selanjutnya akan dijabarkan lebih lanjut oleh Divisi-divisi seperti Keuangan, Komisi-komisi, dll yang ada dalam organisasi tersebut. Sehingga nantinya akan ada perencanaan di dalam divisi-divisi tersebut. Selanjutnya perencanaan Divisi tersebut akan dijabarkan lebih lanjut lagi dengan lebih terperinci menjadi Goal dan Objektip oleh departemen-departemen atau bagian-bagian lain dalam Divisi masing-masing. Untuk Human Resources Department misalnya dibagi dalam Recruitmen, Pengupahan, Training and Development dsb.

Namun sebelum masuk lebih dalam kiranya perlu dikemukakan atas beberapa istilah yang mungkin perlu dikaji.

1.      Posisi: (sering disebut pula “kedudukan”) adalah sekelompok tugas yang dilimpahkan kepada seseorang. Banyaknya posisi dalam suatu organisasi adalah sebanyak personalia dalam organisasi itu.

2.      Jabatan: merupakan sekelompok posisi yang sama dalam jenis dan tingkatan pekerjaannya. Dalam beberapa hal sebuah posisi yang tercakup dalam jabatan itu karena tidak ada posisi lainnya yang sama.

3.      Okupasi: merupakan sekelompok jabatan yang sama dalam jenis pekerjaan dan ditemukan di seluruh organisasi. Suatu okupasi adalah suatu golongan pekerjaan yang ditemukan dalam banyak organisasi.

Mengapa Analisa Jabatan? Karena pada dasarnya focus utama dari Human Resources dari suatu organisasi adalah manusia yang berkarya atau bekerja di lingkup organisasi tersbut serta pekerjaannya/karyanya yang dikerjakan oleh manusia tersebut.

Pertanyaan selanjutnya adalah apa yang dimaksud dengan analisa jabatan?

Secara umum dapat didefinisikan dengan “suatu proses secara sistematis untuk mendapatkan informasi-informasi yang penting dan relevan mengenai suatu jabatan”.

Dengan demikian analisa jabatan merupakan suatu proses pengkajian dan pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu. Dalam kenyataannya ini merupakan suatu prosedur untuk mengumpulkan, mengolah, menafsirkan dan menarik kesimpulan berdasarkan segala fakta yang relevan dengan jabatan secara sistematis.

Oleh karena itu analisa jabatan menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, peraturan-peraturan, wewenang-wewenang dan tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan. Artinya bahwa analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan kondisi mengenai pemegang jabatan (pekerja) untuk melangsungkan jabatan tersebut.

Hasil langsung dari analisa ini adalah deskripsi jabatan/uraian jabatan dan spesifikasi jabatan.

Bagaimana kita melakukannya?

Untuk ini ada empat hal yang kita perlu ketahui. Pertama adalah sumber data. Kedua, bagaimana mendapatkan data tersebut. Ketiga adalah proses pengumpulannya, dan terakhir adalah siapa yang terlibat dalam proses analisa jabatan tersebut?.

1.      Sumber Data.

Kita dapat membedakan sumber data menjadi dua kelompok.. “Sumber primer”, jika data itu diperoleh langsung dari pemegang jabatan dan/atau atasan pemegang jabatan tersebut. Disebut ‘sumber data sekunder” jika kita mendapatkannya dari selain yang primer tersebut. Ini antara lain diperoleh dari Organisasi itu sendiri, Dokumentasi yang sebelumnya, publikasi-publikasi, Assosiasi lain yang relevan, Data survey lain dsb.

2.      Metode Analisa

Banyak cara untuk pengumpulan data ini. Untuk data primer yang sering digunakan ialah:

a.       Pengamatan langsung. Ini terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang banyak membutuhkan pekerjaan phisik dan siklus kerjanya relatip pendek. Tentu saja dapat diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan jika diperlukan penjelasan.

b.      Wawancara. Bisa dilakukan wawancara perorangan maupun wawancara kelompok. Ini hampir dapat dipergunakan untuk semua jenis pekerjaan. Dimaksud dengan wawancara kelompok disini jika yang diwawancarai beberapa pekerja yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Keuntungannya informasi yang dikumpulkan akan lebih lengkap karena pekerja-pekerja tersebut dapat saling melengkapi.

c.       Kuestioner. Ini lebih cocok untuk pekerjaan yang memerlukan olah pikir dan memerlukan waktu untuk menjawabnya dan menghendaki pemegang jabatan untuk menjelaskan secara tertulis. Dapat disiapkan dalam bentuk “open-ended Questionaire” ataupun dengan “Highly Structured Questionaire”.4. Kombinasi dari beberapa sistim di atas.

1. Pelatihan Peningkatan Produktivitas dan Etos Kerja

1. Pelatihan Kinerja Perusahaan

1. Pelatihan Standarisasi dan Manajemen Kendala Mutu

1. Memastikan pencapaian sasaran mutu produksi.

1. Menetapkan kebijakan produksi.

1. Memastikan kesiapan semua peralatan produksi tepat waktu.

1. Menetapkan rencana prosesproduksi sesuai persyaratan produk & memastikan pelaksanaannya.

1. Membuat dan menetapkan prosedur & instruksi kerja yang terkait dengan produksi.

1. Memastikan pelaksanaan produksi tepat waktu.

1. Melakukan review kinerja produksi secara periodik sesuai kebutuhan perusahaan atau permintaan manajemen.

1. Atasan Langsung        :           General manager

1. Bawahan Langsung    :           Supervisor & Staff Produksi

1. Pengawasan dari         :           General Manager

1. Jabatan lain yang relevan:       Manajer Produksi

1. Bahan-bahan                   : Laporan dari Supervisor & Staff Produksi

1. Alat-alat                          : Komputer, Telepon

1. Mesin-mesin produksi     : 1. Mesin Pecampuran (Mixing)

NAMA PERUSAHAN : PT.INDOFOOD CBP SUKSES MAKMUR.TBK	URAIAN PERKERJAAN Posisi : Manajer Pabrik Unit   : Produksi Seksi :        -
IKHTISIAR PERKERJAAN : Manajer Pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi. Selain itu manajer pabrik memiliki tugas dan tanggung jawab: (1) Merencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manufacturing yang meliputi PPIC, produksi, teknik purchasing dan gudang untuk memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. (2) meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktifitas kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu. (3) Mengatur dan mengendalikan proses manufacturing sesuai dengan standar yang ditentukan. GARIS PELAPORAN: Manajer Pabrik melakukan pengawasan  terhadap bawahan , dan menerima laporan atas pekerjaan yang sudah dilakukan oleh bawahanya , lalu mengevaluasi kekurangan apa saja yang terjadi dan melaporkan langsung kepada General Manager sebagai pertanggung jawabanya atas jabatan yang diembannya. TANGGUNG JAWAB SUPERVISI : Supervisor produksi bertugas menyempurnakan organisasi, prosedur dan sistem kerja guna pencapaian dalam semua aspek. Menyediakan kebutuhan sarana dan fasilitas kerja sesuai dengan persyaratan. HUBUNGAN KERJA POKOK: Manajer Pabrik memiliki hubungan kerja dengan supervisor produksi untuk mengetahui hasil produksi yang dilakukan bawahan dan melaporkan langsung kepada General Manager. KEGIATAN  UTAMA : Mengelola fungsi produksi untuk memastikan proses produksi dan produk selalu memenuhi persyaratan pembeli atau pelanggan dan sasaran perusahaan. ATASAN LANGSUNG                    : General Manager PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Formal                            : Sarjana (1) Tekhnik Pengalaman Minimum                      : Berkerja dibidang Produksi minimal 3 tahun. SSyarat Lainnya                                : Disiplin,Bijaksana,Berwawasan luas,Teliti,Sabar,Jujur,Bertanggung Jawab, kesehatan baik, proaktif dan tanggap terhadap setiap   permasalahan, mampu memimpin dan mengelola rapat dan mempunyai kepemimpinan yang kuat.

3.      Proses analisa.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, sebaiknya mengikuti proses berikut:

a.       Pilih Jabatan-jabatan yang direncanakan untuk dievaluasi dan lengkapi dengan memeriksa catatan-catatan yang ada atau terdahulu mengenai jabatan yang dimaksud

b.      Jelaskan maksud dan tujuannya kepada pemegang jabatan dan atasannya. In perlu agar mereka tidak curiga, karena kalau mereka berfikir bahwa ini akan merugikan mereka, informasi yang akan mereka berikan tidak akan objektif.

c.       Jika maksud dan tujuan telah diterima dan dimengerti oleh pemegang jabatan barulah proses analisa dapat dilaksanakan.

d.      Setelah keterangan yang diperlukan dirasa telah lengkap, kumpulkan dan susun baik uraian maupun spesifikasi jabatan.

e.       “Maintain dan update” uraian maupun spesifikasi jabatan tersebut dengan selalu melengkapinya dengan informasi-informasi baru.

4.      Siapa yang terlibat dalam proses analisa tersebut?

Seperti dikemukakan sebelumnya, pemegang jabatan dan atasannya yang langsung adalah kunci utama. Dari human resources biasanya seorang Job Analyst dan kalau tidak ada petugas yang khusus untuk itu dapat dibentuk task-force yang tentunya perlu mendapatkan pelatihan terlebih dahulu.

Kumungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses analisa antara lain:

1. Salah dalam menentukan sampel

2. Informasi yang dikumpulkan kurang lengkap

3. Salah dalam mengartikan pertanyaan sehingga jawaban yang diberikan kurang tepat.

4. Bias dari pemegang jabatan ataupun penanya

5. Salah dalam menafsirkan hasil jawaban

Contoh Analisis Jabatan

DESKRIPSI ANALISIS PERKERJAAN

A.    Identitas

1.      Nama Personal              : Tedy Wijaya SE,MM

2.      Nama jabatan                : Manajer Pabrik (Factory Manager)

3.      Kode Jabatan                : MP-24      

4.      Tingkat Organisasi        : Terlampir

B.     Persyaratan Perkerjaan

1.      Pendidikan Minimun      : Sarajana (1) – Teknik Industri

2.      Pelatiahan yang relavan  :

3.      Keterampilan Khusus      : Menguasai manajemen lanjut, Manajemen Produksi, Komunikasi dan   networking, Komputer, Bahasa inggris dan Dasar dasar Produksi

C.     Tujuan Umum Jabatan 

Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi.

D.    Tugas-Tugas/Kewajiban

E.     Wewenang dan Tanggung Jawab

 Wewenang:

1.      Kewenangan untuk menentukan strategi dan pelaksanaan produksi.

2.      Mengusulkan promosi dan memberi teguran atau peringatan secara lisan dan tertulis kepada setiap personil di bawahnya.

    Tanggung Jawab :

1.      Memastikan pengendalian dokumen yang terkait dengan produksi.

2.      Menghadiri rapat-rapat manajemen atau rapat lain di perusahaan.

3.      Memberikan pelatihan di bidang produksi atau bidang lain yang dikuasainya.

4.      Menjaga komunikasi dan koordinasi dengan semua pihak yang terkait dengan produksi.

5.      Memastikan pemeliharaan peralatan produksi sesuai ketentuan.

6.      Melaksanakan tugas yang ditetapkan sendiri dan disetujui atasan atau tugas tambahan yang diberikan oleh atasan.

F.      Hubungan Kerja

G.    Bahan,Alat .Mesin yang digunakan

                                                  2. Mesin Pengepresan (Pressing)

                                                  3. Mesin Pembentukan Untaian (Slitting)

                                                  4. Mesin Pengukusan (Streaming)

                                                  5.Mesin Pemotongan dan Pencetakan (Cutting and Folder)

                                                  6. Mesin Penggorengan (Frying)

                                                  7. Mesin Pendinginan (Cooling)

                                                  8. Mesin Pengemasan (Packing)

H.    Kondisi Lingkungan Kerja : baik, 80% duduk, ruang ber-AC, nyaman dan tenang.

I.        Produksi//Hasil Akhir

1.      Berupa Barang            : Indomie,Indomie Special,Indomie Vegan, Indomie Regional Flavor, Indomie Kriuk, Indomie Jumbo, Indomie SQN. Indomie   Paket,Supermi Reguler, Supermi Sedaaap, Supermi Go series,Sarimi Sarimi Extra Besar, Sakura, Intermi,POP Mie, Mie Telor, Mie Telor, POP Bihun Spesial.

2.      Berupa Jasa                 :

a.       Penyediaan tempat penyimpanan barang baik bahan baku maupun siap dipasarkan.

b.      Menyediakan Customer Service dan Call Centre untuk menangani keluhan keluhan dari pelangan.

c.       Mendirikan anak perusahan untuk melakukan fungsi pendistribusian, sehingga PT.Idofood tidak perlu mengeluarkan biaya pengiriman lagi dan tentunya konsumen tidak perlu mengambil produk pesanan langsuk ke pabrik.

J.       Catatan Penganilisis             : Analisis ini dapat mengalami perubahan tanpa adanya   pemberitahuan terlebih dahulu disesuaikan dengan kondisi yang berlaku.

Manajer,                                                                                           Penganalisis

Rudi Hartawan SE,MM                                                                     

NIP.10241994                                                                                    

SPESIFIKASI ANALISIS PERKERJAAN

A.Identitas

1.Nama Personal                            : Tedy Wijaya SE,MM

2.Nama jabatan                              : Manajer Pabrik (Factoty Manager)

3.Kode Jabatan                              : MP-24

4.Tingkat Organisasi                      : Terlampir

B.Persyaratan Perkerjaan

1.Pendidikan Minimun                   : Sarjana (1) Teknik

2.Pelatiahan yang relavan              : 1. Pelatihan Peningkatan Produktivitas dan Etos Kerja

               2. Pelatihan Kinerja Perusahaan

               3.Pelatihan Standarisasi dan Manajemen Kendala Mutu

3.Tingkat Kecerdasan Minimun     : IPK Minimal 3,oo IQ >100

4.Keterampilan Khusus                 :Menguasai manajemen lanjut,Manajemen Produksi,Komunikasi dan   networking,Komputer,Bahasa inggris dan Dasar dasar Produksi.

5.Jenjang kareir maksimal              : Mempunyai Pengalaman Kerja di bidang Produksi Minimal

                                                         3 tahun.

C.Persyaratan Fisik

     1.Penglihatan                                  : Dalam Keadaan Normal

2.Pendengaran                               : Dalam Keadaan Normal

3.Penyakit yang diderita                : Tidak Memiliki Riwayat penyakit  

D.Persyaratan Kepribadian                  :Disiplin,Bijaksana,Berwawasan luas,Teliti,Sabar,Jujur,Bertanggung Jawab, kesehatan baik, proaktif dan tanggap terhadap setiap   permasalahan, mampu memimpin dan mengelola rapat dan mempunyai kepemimpinan yang kuat.

E.Persyaratan Khusus                  : Mampu berbahasa asing, dan menguasai komputer

F.Jenis Kelamin                            : Pria dan Wanita

G.Usia/Status Perkawinan     

1.      Usia Minimun                     : 27 Tahun

2.      Usia Maksimum                 : 40 Tahun

H.Kewarganegaraan                     : Tidak di persyaratkan

I.Suku dan Agama                       : Tidak di persyaratkan

J.Kesehatan secara umum

1.Tinggi Badan                               : Tidak di persyaratkan

2.Berat Badan                                : Tidak di persyaratkan

3.Kondisi Paru-paru                       : Dalam Keadaan Baik

4.Kondisi Jantung                          : Dalam Keadaan Baik

5.Penggunaan Psikotropika            : Tidak di persyaratkan